Lo Smart working, o lavoro da remoto, è sempre più diffuso, e si potrebbe considerare una componente essenziale del mondo moderno, spinto sempre dalla necessità di adattarsi a nuovi contesti e di sfruttare le opportunità offerte dalle nuove tecnologie. Lo smart working offre numerosi vantaggi, tra cui la maggiore flessibilità, il miglior equilibrio vita-lavoro, e l’accesso a un bacino di talenti (e di imprese) globale. Vediamo quindi quali sono gli strumenti e le tecnologie che possono facilitare il lavoro in smart working, rendendolo semplice ed efficiente.
Piattaforme di comunicazione e collaborazione
Anche da remoto, in quasi tutti i lavori comunicare con il proprio team è fondamentale per il funzionamento senza intoppi di un’azienda e per l’avanzamento dei progetti. Esistono, per fortuna, numerosi strumenti che consentono di rimanere connessi e di collaborare in tempo reale, proprio come se si fosse in ufficio insieme. Slack, ad esempio, è una piattaforma di messaggistica e organizzazione del lavoro che consente ai team di comunicare tramite vari canali dedicati a specifici progetti. Slack può anche essere integrato con molti strumenti di produttività, rendendo la gestione dei compiti, dei progetti e del lavoro semplice e rapida. Citiamo qui anche Microsoft teams, che, come sempre fa la casa produttrice, si differenzia per il suo ecosistema integrato che consente chat, video chiamate e condivisione dei file che si integra perfettamente con la suite di produttività Office 365 e con il gestionale mail Outlook.
Strumenti di Gestione dei progetti
Per mantenere il team allineato, il morale alto e la produttività al massimo, è fondamentale trovare una maniera di gestire efficacemente i progetti e tutte le parti in cui sono scomposti. Per fare questo abbiamo a disposizione diverse piattaforme, ad esempio Trello e Asana. Trello usa un sistema di bacheche, liste, schede dove possono essere integrate priorità e scadenze per visualizzare i progetti e il loro avanzamento in modo visivamente intuitivo. Asana, invece, offre funzionalità avanzate per la gestione integrata dei progetti, tra cui timeline, workload e reportistica, facendone uno strumento perfetto per i team che gestiscono progetti complessi e temporizzati e desiderano avere sempre una panoramica chiara di attività e responsabilità.
Strumenti di Video Conferenza
Forse i più conosciuti tra gli strumenti per lo smart working, hanno visto il loro boom durante il lockdown del 2020, ma nel frattempo si sono evoluti offrendo sempre nuove funzionalità. Zoom, ad esempio, offre stabilità e facilità d’uso, insieme a strumenti come condivisione dello schermo e breakout rooms per sessioni di gruppo. Google Meet, strumento che si integra perfettamente con Google Workspace, facilita la programmazione e l’accesso alle Call direttamente da Google Calendar, rendendola la scelta migliore per le aziende che hanno deciso di utilizzare gli strumenti di Google Suite per la produttività, nonché una scelta ben studiata dell’azienda, che fa sì che, potenzialmente, si possa svolgere tutto il lavoro senza mai lasciare l’ecosistema Google.
Condivisione e Archiviazione dei File
Non potendo passarsi fisicamente i file o guardare insieme lo stesso schermo, poterli condividere a distanza e lavorarci insieme è fondamentale per la produttività e la coesione del team. Inoltre, un’archiviazione sicura dei file è sempre fondamentale per la protezione dei dati e per la privacy. Google Drive è il programma della suite di produttività firmata Google per la condivisione e la collaborazione di tutti i tipi di file, anch’esso perfettamente integrato con il resto dell’ecosistema. Come alternativa proponiamo DropBox, che offre soluzioni di archiviazione Cloud che offrono sincronizzazione avanzata e archiviazione di file di grandi dimensioni.
Monitoraggio del Tempo
Quando si lavora da remoto, è facile faticare a distribuire saggiamente il proprio tempo, dando priorità ai compiti giusti e equilibrando bene le pause con il lavoro. Per questo, gli strumenti di gestione del tempo risultano molto utili in questo contesto. Toggl, ad esempio, è un app che traccia il tempo in modo semplice e intuitivo, registrando il tempo trascorso su diverse attività e progetti, e che poi fornisce report dettagliati che ti possono aiutare a migliorare la gestione del tempo. Clockify, invece, è utile per tracciare il tempo per monitorare la produttività individuale e dei team e gestire al meglio i vari progetti.
Conclusioni
Come abbiamo visto, sono ormai presenti moltissime soluzioni per rendere il lavoro in smart working simile a quello a cui siamo abituati in ufficio, mantenendo il team coeso e incentivando collaborazione e condivisione. Adottando tali soluzioni per implementare lo smart working, le aziende possono garantirsi una maggiore flessibilità e produttività, preparando il terreno per un futuro del lavoro sempre più connesso e digitalizzato.